Manual de políticas y procedimiento para el tratamiento de datos personales de Schumacher & CIA SAS.
SCHUMACHER & CIA SAS, con NIT 860.001.752-5 y domicilio en Bogotá D.C., en la Carrera 79B No. 8-10 Piso 4, y correo electrónico info@joyeriaschumacher.com, ha elaborado el presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que regulan la protección de datos personales en Colombia.
Este manual tiene como objetivo principal garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en las bases de datos de SCHUMACHER & CIA SAS, así como regular el tratamiento de dichos datos de acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares.
Este manual es aplicable a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de SCHUMACHER & CIA SAS, así como a todos los empleados, contratistas y terceros que tengan acceso a dichos datos.
Principios generales
El tratamiento de datos personales por parte de SCHUMACHER & CIA SAS se rige por los siguientes principios:
Legalidad: El tratamiento de datos se realizará de conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.
Finalidad: Los datos se recolectarán y tratarán únicamente para las finalidades informadas a los titulares.
Libertad: El tratamiento de datos solo se realizará con el consentimiento previo, libre e informado del titular.
Veracidad: Los datos recolectados deben ser veraces, completos, exactos y actualizados.
Transparencia: Se informará a los titulares sobre el tratamiento de sus datos y las finalidades del mismo.
Confidencialidad: Se garantizará la confidencialidad de los datos personales y se evitará su acceso no autorizado.
Seguridad: Se implementarán medidas de seguridad para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado o tratamiento ilícito.
Finalidades del tratamiento de datos
Los datos personales recolectados por SCHUMACHER & CIA SAS serán tratados para las siguientes finalidades:
1. El trámite de la solicitud de vinculación como cliente de bienes y servicios adquiridos en la joyería Schumacher.
El proceso de negociación de contratos comerciales y laborales con SCHUMACHER & CIA SAS.
La ejecución y el cumplimiento de los contratos verbales o escritos que se celebren.
2. El control y la prevención del fraude (para poder confirmar datos).
3. El cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral (en el caso de contratos laborales o prestación de servicios).
4. La elaboración de estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado.
5. Envío de información relativa a diferentes actividades como: encuestas de satisfacción de clientes y ofertas comerciales, así como de otros servicios inherentes a la actividad de la joyería.
6. Realización de informes con destino a las autoridades tributarias y de control que rigen a SCHUMACHER & CIA SAS.
7. La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Tipos de datos personales
SCHUMACHER & CIA SAS podrá recolectar los siguientes tipos de datos personales, dependiendo de la finalidad del tratamiento:
Datos de identificación: Nombre, número de identificación, dirección, teléfono, correo electrónico.
Datos de contacto: Dirección, teléfono, correo electrónico.
Datos laborales: Cargo, salario, historial laboral.
Datos financieros: Información bancaria, historial crediticio.
Datos de salud: Información relacionada con la salud (en casos específicos y con consentimiento del titular).
Datos de navegación: Información sobre el uso del sitio web (cookies, dirección IP).
Derechos de los titulares de datos personales
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la autoridad competente por infracciones a la ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Procedimientos para el ejercicio de los derechos
Los titulares de los datos personales pueden ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: info@joyeriaschumacher.com
Dirección física: Carrera 79B No. 8-10 Piso 4, Bogotá D.C.
Teléfono: 7561862
Para ejercer sus derechos, los titulares deben presentar una solicitud que contenga la siguiente información:
Identificación del titular: Nombre completo, número de identificación.
Descripción de la solicitud: Derecho que desea ejercer (acceso, actualización, rectificación, supresión, revocación).
Motivos de la solicitud: Explicación de las razones por las cuales ejerce el derecho.
Documentos de soporte: Pruebas que respalden la solicitud (si es necesario).
SCHUMACHER & CIA SAS atenderá las solicitudes de los titulares en un plazo máximo de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de que no sea posible atender la solicitud dentro de dicho plazo, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Obligaciones de SCHUMACHER & CIA SAS
SCHUMACHER & CIA SAS se compromete a:
1. Garantizar a los titulares el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
2. Informar debidamente a los titulares sobre las finalidades del tratamiento de sus datos y los derechos que les asisten.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
7. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
8. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.
10. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
11. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Seguridad de los datos personales
SCHUMACHER & CIA SAS implementa medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado o tratamiento ilícito. Estas medidas incluyen:
Medidas técnicas: Uso de contraseñas seguras, firewalls, software de seguridad, cifrado de datos.
Medidas administrativas: Políticas y procedimientos de seguridad, capacitación del personal, controles de acceso.
Medidas físicas: Protección de las instalaciones, control de acceso a áreas restringidas, almacenamiento seguro de documentos.
En caso de sustracción de alguna base de datos, SCHUMACHER & CIA SAS informará a las autoridades competentes y a los titulares de los datos afectados.
Transferencia de datos personales
En caso de que SCHUMACHER & CIA SAS transfiera datos personales a terceros, se asegurará de que dichos terceros cumplan con las mismas medidas de seguridad y confidencialidad establecidas en este manual y en la legislación aplicable.
Antes de transferir datos personales a terceros, SCHUMACHER & CIA SAS obtendrá la autorización previa y expresa de los titulares de los datos, informándoles sobre la finalidad de la transferencia, los tipos de datos que serán transferidos y la identidad de los terceros receptores.
SCHUMACHER & CIA SAS también se asegurará de que los terceros receptores de los datos cuenten con las medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado o tratamiento ilícito.
Canales de atención
SCHUMACHER & CIA SAS pone a disposición de los titulares de datos personales los siguientes canales de atención para consultas, reclamos y solicitudes:
Correo electrónico: info@joyeriaschumacher.com
Dirección física: Carrera 79B No. 8-10 Piso 4, Bogotá D.C.
Teléfono: 7561862
Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos de SCHUMACHER & CIA SAS tendrán un período de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se autorizó su tratamiento o, en su defecto, de cinco (5) años.
Modificaciones al manual
SCHUMACHER & CIA SAS se reserva el derecho de modificar este manual en cualquier momento, cuando lo considere necesario para adaptarlo a cambios legislativos, regulatorios o internos.
En caso de que se realicen modificaciones al manual, SCHUMACHER & CIA SAS informará a los titulares de los datos personales a través de los canales de atención establecidos.
Aprobación y vigencia
Este manual fue aprobado el 19 de octubre de 2016 y entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.
Representante Legal Suplente
SCHUMACHER & CIA SAS
